Bezpečnost firemních dokumentů: cloud odolá všem hrozbám

Odborníci se shodují v tom, že kancelář založená na cloudových systémech je nejen efektivnější, ale i bezpečnější než ta „klasická“, kde se většina procesů řešila na papíře. Navíc lépe reaguje na změnu pracovního prostředí z posledních let, kdy mohou lidé pracovat téměř odkudkoli. Na cestu digitální transformace se vydává čím dál více firem v Česku, Polsku
i Maďarsku.

„Češi vykazují největší nadšení pro hybridní způsob práce a technologická řešení, která jej umožňují. Podniky v Polsku zase kladou největší důraz na zavedení elektronických formulářů namísto papírových, na automatické vytěžování faktur nebo digitalizaci firemního archivu. A Maďaři se nejvíce naučili využívat cloud k ukládání důležitých dokumentů,“ říká Jitka Štědroňová ze společnosti Canon k průzkumu na reprezentativním vzorku firem v těchto zemích.

Jedním z hlavních mýtů spojených s digitalizací firemních procesů je její nižší bezpečnost. Mnoho společností se obává, že data uložená na cloudu jsou náchylná ke zneužití hackery, a proto volí raději uchovávání v papírové podobě. 81 % Poláků odpovědělo, že dokumenty končí vytištěné v pořadačích, v Česku stejně odpovědělo 77 % dotázaných a v Maďarsku 50 %.

Šanon vs. cloud

Průzkumy Canonu ale naopak ukázaly, že při neopatrném zacházení může být hrozbou papír. Čtvrtina respondentů v Česku přiznala, že někdy našla na sdílené kopírce vytištěný citlivý dokument, který nebyl určen pro jejich oči. Každý čtvrtý z nich pak dokonce přiznal, že si „objev“ nejprve prohlédl a pak teprve předal osobě, které patří.

Navíc v Česku je stále zhruba pětina firem, kde jsou pracovní dokumenty ukládány do šanonů na neurčitě dlouhou dobu, takže nikdo už nesleduje jejich další život A pokud by si fakturu nebo smlouvu někdo odnesl domů – což je dle průzkumu v Česku bez souhlasu nadřízeného možné u každé třetí společnosti –, hrozí ztráta a zneužití citlivých informací.

„Dnešní cloudy, jako je třeba uniFLOW Online, jsou maximálně zabezpečenými systémy, které všem běžným hackerským hrozbám odolají. Navíc jejich firemní správce vidí, jak a kým je s jednotlivými dokumenty nakládáno a zda je někdo nezměnil. Dokumenty lze přehledně řadit do složek a snadno v nich vyhledávat,“ vypočítává výhody Štědroňová.

Průzkumy Canonu ve střední Evropě se zabývaly i likvidací firemních dokumentů. 78 % Poláků a 82 % Čechů je nejčastěji skartují, v Česku však na rozdíl od Polska každý desátý dokument končí v obyčejném koši. Nejhůře jsou na tom Maďaři – celých 52 % dotazovaných v této zemi tvrdí, že dokumenty hází prostě do koše, a skartovačku používá jen jeden ze tří maďarských podniků. Z toho vyplývají další bezpečnostní rizika, která dokáže přesunutí firemních procesů do digitálního prostředí eliminovat.

„Dnes už není mezi odborníky pochyb o tom, že cloudové technologie jsou budoucností kancelářské práce. Efektivně pomáhají nejen organizovat práci v kanceláři, ale jsou nezbytnou podmínkou práce na dálku. A vzhledem k tomu, že není potřeba budovat síť a udržovat vlastní servery, je cloud extrémně bezpečným způsobem ukládání dokumentů,“ uzavírá Jitka Štědroňová.