Kancelář může unavit dřív než práce

Moderní kancelář může vypadat skvěle, a přesto člověku během dne ubírat energii. Problém přitom nemusí být na první pohled vůbec patrný. Telefonující kolega, lidé procházející za zády, odlesk na obrazovce nebo neustálý pohyb v zorném poli jsou drobnosti, které mozek průběžně vyhodnocuje a filtruje. „I když si člověk na ruch zdánlivě zvykne, jeho mozek ho musí stále zpracovávat, a na samotnou práci mu tak zbývá méně pozornosti,“ zdůrazňuje Lucie Loudová, CEO design & build studia UNLIMIT DB.

Na různé podněty navíc lidé reagují rozdílně. Studie Francescy Lionetti a kolektivu z roku 2018 publikovaná prestižním vědeckým časopisem Translational Psychiatry odhalila, že zhruba třetina lidí spadá mezi více citlivé. Takoví pak reagují výrazněji na podněty, jako je hluk nebo intenzivní světlo. Pro firmy tak nejde jen o otázku pohodlí. Nevhodně navržené prostředí může u velkého množství pracovníků ovlivňovat schopnost se soustředit a správně se rozhodovat, či způsobovat únavu a podrážděnost.

Základem proto není počet pracovních míst ani samotný vzhled kanceláře, ale způsob, jakým se v ní pracuje. Jiný prostor potřebuje člověk při týmové poradě, jiný při telefonátu a úplně jiné podmínky vyžaduje několikahodinová práce, která potřebuje maximální soustředění.

Typickým příkladem je open space, kde potíž nastává ve chvíli, kdy se ve stejné zóně současně telefonuje, diskutuje, lidé procházejí kolem a někdo se snaží několik hodin soustředit na náročný úkol.

V hybridním režimu je navíc potřeba počítat s tím, že každý přichází do kanceláře s trochu jiným cílem. Někdo potřebuje schůzky a kontakt s kolegy, jiný využívá kancelář především k individuální práci. Studie Sanderové a kolektivu z roku 2021 publikovaná v Journal of Management & Organization ukázala, jak rychle může tělo na kancelářský hluk reagovat. Už po osmi minutách simulovaného ruchu open space se účastníkům zhoršila nálada a vzrostla fyziologická stresová reakce, přestože jejich výkon se nezhoršil. Tělo tedy hluk jako stres zaznamenalo, i když to ještě nebylo vidět na výsledcích práce.

Řešením přitom nemusí být návrat k systému, kdy má každý vlastní kancelář. Mnohem důležitější je podle Loudové nabídnout lidem možnost volby. „Smyslem není vytvořit kancelář bez jakékoli stimulace. Jde o to, aby intenzitu podnětů bylo možné regulovat a aby prostor lidem nebral energii, kterou potřebují pro svou práci,“ říká.

Vedle společných a živějších míst by proto měly být snadno dostupné také klidové zóny. Důležitá je přitom jejich poloha. „Klidné pracovní místo nemůže ležet u hlavní komunikační trasy nebo vedle hlučné kuchyňky,“ upozorňuje Loudová. Pomoci může například umístění do rohu nebo pevná stěna za zády. Člověk má lepší přehled o místnosti a méně ho překvapuje pohyb za sebou.

Podobně je třeba pracovat se světlem, akustikou, teplotou nebo kvalitou vzduchu. Chytrý návrh kanceláře proto nevzniká jen u architektonického stolu. Začít lze pozorováním toho, jak lidé prostor skutečně používají. Která místa zůstávají prázdná? Kde si zaměstnanci automaticky nasazují sluchátka? Kde se hromadí telefonáty a kde si lidé sami hledají klid?

Teprve z toho lze odvodit, co je potřeba změnit. Někdy nemusí jít o nákladnou rekonstrukci. Stačí přesunout hlučné činnosti, upravit světlo a stínění, doplnit akustické prvky nebo jasněji oddělit místa určená pro soustředěnou práci.

„Neuroinkluzivní design není speciální styl. Je to prostředí, které počítá s tím, že lidé mají různou citlivost a pro různé úkoly potřebují jiné podmínky,“ doplňuje architektka Caroline Dew. Dobrá kancelář tedy není ta, která vypadá nejefektněji na fotografii. Je to prostor, který dokáže během pracovního dne měnit svou intenzitu podle toho, co v něm lidé právě potřebují dělat.